Documentación que debe incluirse en un envío fuera de la UE
Una vez que los envíos transfronterizos pasan por un complejo proceso de despacho de aduanas, debes consultar a tu contable para asegurarte de que tu empresa está preparada para realizar ventas transfronterizas, obtener tu EORI (En el caso particular de los envíos al Reino Unido, ahora también necesitarás el EORI del Reino Unido y el IVA del Reino Unido).
Debes también asegurarte de que tus facturas tienen toda la información necesaria de forma completa y precisa, ya que la información contenida en ellas es esencial para despachar tus envíos con las autoridades aduaneras y evitar retrasos en este proceso, multas o sanciones.
Dependiendo del tipo de envío que vas a realizar deberás comprobar si es necesaria alguna declaración especial o si existe alguna restricción a su tránsito en general o en particular a algún país.
Para evitar sorpresas a tus clientes y así evitar rechazos de entrega, debes indicar claramente en tu tienda online que para los envíos fuera de la UE pueden aplicarse derechos de aduana que se cobrarán a la entrega.
El destinatario puede obtener más información sobre estas tasas poniéndose en contacto con la oficina de aduanas local.
En el momento del envío, debes asegurarte de que se adjunta toda la documentación necesaria:
Certificado de conformidad:
Documento denominado y que indica al transportista que tu envío no contiene materiales peligrosos o no permitidos. Este documento debe completarse con el número de factura que acompaña al envío.
Otras declaraciones o certificados:
Dependiendo del tipo de envío que realices, es posible que tengas que adjuntar otros certificados a tu envío, como el certificado fitosanitario para productos de origen vegetal.
Ficha técnica de los productos
Factura por triplicado:
Puede ser una factura normal o una factura proforma, pero independientemente de la que utilices, debe contener la siguiente información:
- Datos del expedidor: Nombre completo de la entidad expedidora, dirección oficial, país, teléfono y correo electrónico de contacto y CIF (en el caso de envíos al Reino Unido debe incluir tu CIF español y tu NIF británico)
- Datos del importador: Nombre completo de la entidad que importa, dirección oficial, país, teléfono y correo electrónico de contacto y CIF
- Datos del destinatario: nombre completo del destinatario, dirección oficial, país, teléfono y correo electrónico de contacto y número de IVA
- EORI: número de registro y país emisor (para envíos al Reino Unido debe incluir EORI EU y EORI UK)
- Tipo de negocio (privado, particular, comercial, B2B o B2C…)
- Motivo de la exportación (venta, devolución…)
- Descripción de los artículos enviados (descripción detallada de cada artículo, incluido el número de “código HS”, el país de origen, la cantidad y el peso bruto parcial y total del envío
- Valor de la factura, incluido el valor de los artículos que se van a exportar, el tipo de moneda de la transacción, el valor del transporte y otros costes, las condiciones comerciales internacionales (Icoterm) y el lugar de emisión de la factura
- Número de albarán (código de seguimiento)
- Fecha de emisión del documento aduanero (factura)
- Tipo y número del documento aduanero
- Otra información pertinente (muestras sin valor comercial; bebidas alcohólicas ya despachadas al consumo…)
Para facilitar el proceso aduanero, estos documentos deben estar escritos en inglés y colocados en una ventana transparente en el exterior del paquete.
Por razones de seguridad, también debes colocar una copia de la etiqueta de envío y de la factura dentro de tu envío.